Control Cumplimiento obligaciones legales societarias
PARA SOCIEDADES EN COLOMBIA:
Asegurar el cumplimiento adecuado y oportuno de las obligaciones legales establecidas en Colombia, con relación a los diferentes entes de control en materia societaria y corporativa, constituye un imperativo gerencial, que debe estar acompañado de la adopción de una planeación y control de cumplimiento, a fin de garantizar la eficiencia administrativa y financiera de la empresa, porque evita sanciones, multas e investigaciones.
- OBLIGACIONES SOCIETARIAS
- Inscripción de Libros de Comercio:
De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 019 de 2012, los libros que deben inscribirse son:
- Comerciantes:libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios.
Nota:los libros de contabilidad y los de actas de las juntas directivas ya no se inscriben en los registros públicos que administran las cámaras de comercio.
Las actas y documentos no inscritos no tienen efectos legales frente a terceros. En el caso de las sociedades, según lo contemplado en el art. 29 del Código del Comercio. En el caso de las entidades sin ánimo de lucro, según lo dispuesto en la Circular Única de la SIC, circulares 4 y 8 de 2007 de la SIC y Circular 8 de 2008 de la SIC.
Está incumpliendo con sus obligaciones como comerciante y puede implicar sanciones por parte de las diferentes entidades de control, inspección y vigilancia. Para las sociedades: Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio.
La inscripción se debe hacer dentro de los plazos establecidos por la ley. De lo contrario, se generan intereses de mora del impuesto de registro.
- Renovación Matricula Mercantil
La renovación de la Matrícula Mercantil y la de sus establecimientos de comercio se deben realizar a más tardar dentro de los primeros tres meses del año (antes del 31 de marzo), ante la Cámara de Comercio del domicilio social y las Cámaras de Comercio en las que se encuentren registrados los respectivos establecimientos. El incumplimiento de la renovación dentro de dicho plazo puede acarrear sanciones hasta de 17 SMLMV por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si la sociedad fue constituida como pequeña empresa en virtud de la Ley 1429 de 2010, para mantener los beneficios de la Ley, es obligatorio que la renovación de la matrícula mercantil se realice dentro de los tres primeros meses de cada año, con miras a no perder dichos beneficios.
- Celebración de la Asamblea Ordinaria de Accionistas (S.A., S.C.A., S.A.S.) y/o Junta Ordinaria de Socios (Ltda, S.C.S.):
La Asamblea General Ordinaria de Accionistas y/o la Junta General Ordinaria de Socios debe realizarse durante los tres primeros meses del año, a más tardar el 31 de marzo de cada anualidad. Si no es citada oportunamente, se celebrará por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las diez de la mañana (10:00 a.m.) en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la compañía.
Se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos en la celebración de las reuniones ordinarias.
TEMA |
DESARROLLO |
Convocatoria |
Ateniendo al tipo societario, deberá enviarse el texto de la convocatoria con la antelación y requisitos exigidos en la ley y con las formalidades previstas en los estatutos. |
Representación |
Para todas las sociedades, excepto las S.A.S., los administradores (gerentes, miembros de la junta directiva, principales y suplentes) y empleados de la sociedad, mientras se encuentren en ejercicio de sus cargos, no podrán representar a los socios y/o accionistas en la reunión ordinaria, y si son socios, no podrán votar la aprobación de los balances y cuentas de fin de ejercicio, ni siquiera con sus propias acciones. |
Información que se debe presentar en la Reunión Ordinaria |
De conformidad con el artículo 446 del Código de Comercio y los artículos 46 y 47 de la Ley 222/95, es obligatorio poner a disposición de los asociados en la reunión ordinaria la siguiente información: 1. El Informe de Gestión. El informe de gestión debe contener la siguiente información: (i) Una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad, (ii) Resaltar los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.; (iii) Opinar sobre la evolución previsible de la sociedad, (iv) Informar sobre las operaciones celebradas con los socios y con los administradores y (v) Señalar si la sociedad está cumpliendo las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor. Sólo en el evento de que la compañía forme parte de un Grupo Empresarial, se deberá preparar un Informe Especial de Grupo Empresarial de conformidad con el artículo 29 de la ley 222 de 1995. 2. Los estados financieros cortados a fin del respectivo ejercicio. Los Estados Financieros básicos deben contener sus respectivas notas y deben estar debidamente certificados por el representante legal y contador público y dictaminados por el revisor fiscal, acompañados del informe de éste último. En caso que exista situación de control, debe así mismo prepararse los estados financieros consolidados entre la matriz y su(s) subordinada(s). 3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles: En la S.A. y en la S. en C.A si la sociedad arrojó utilidades en el ejercicio anterior, debe considerarse que el 10% de estas utilidades deben destinarse obligatoriamente a la reserva legal, siempre que ésta no haya alcanzado el 50% del capital suscrito. En la S.A.S. es necesario, siempre y cuando la reserva legal se haya pactado estatutariamente. |
- Obligación de tener Revisor Fiscal por activos o ingresos brutos.
Además de las sociedades obligadas por ley o por estatutos a tener revisor fiscal, de conformidad con el parágrafo 2° del artículo 13 de la Ley 43 de 1.990, están obligadas a tener revisor fiscal todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, que cumplan, cualquiera de las siguientes condiciones:
- Que sus activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos.
- Que sus ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.
En consecuencia, si la sociedad cumple alguno de estos requisitos, deberá adoptar la correspondiente reforma estatutaria para crear y regular el cargo de revisor fiscal, así como también designar y registrar la reforma y el nombramiento ante la correspondiente Cámara de Comercio.
- Depósito de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio
El depósito de los estados financieros con sus anexos en la Cámara de Comercio del domicilio social debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la reunión ordinaria en la cual sean aprobados los estados financieros.
No será exigible la obligación de depositar los estados financieros de propósito general, en la Cámara de Comercio del domicilio social, contenida en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, para las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que hubieren remitido la información financiera en los términos, detalle y oportunidad exigidos en la circular externa que anualmente expide esta Entidad para tal efecto (Circular externa 201-000005 del 9 de noviembre de 2018). Los plazos fijados por la circular son improrrogables y su incumplimiento dará lugar a sanciones.
- OBLIGACIONES CON LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (SIC).
- Política Tratamiento Datos Personales:
Tener implementado la Política de Tratamiento de Datos Personales contenido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.
El Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012.
Mediante Decreto 090 del 18 de enero de 2018, el Gobierno Nacional modificó el ámbito de aplicación del Registro Nacional de Bases de Datos y creo unos nuevos plazos para que los sujetos que resulten obligados realicen la inscripción de sus bases de datos.
Los sujetos que continúan con el deber de registrar sus bases de datos son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100 mil Unidades de Valor Tributario (UVT) y las entidades de naturaleza pública.
Los plazos establecidos para realizar el registro de las bases de datos son tres: el primero de ellos es para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos por más de 610.000 UVT, que deberán registrar sus bases de datos a más tardar el 30 de septiembre de 2018.
El segundo plazo es para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT, quienes tendrán plazo de realizar el registro hasta el 30 de noviembre de 2018.
Por último, el tercer plazo corresponde a las entidades públicas, quienes tendrán plazo para registrar sus bases de datos hasta el 31 de enero de 2019.
Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos ya mencionados, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación
(Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 y Circular Externa número 003 del 1 de agosto de 2018 de la SIC, Decreto 090 de 2018)
- OBLIGACIONES ESPECIALES A LA INVERSIÓN EXTRANJERA
- Formulario 15 “Conciliación Patrimonial -empresas y sucursales del régimen general”
Mediante modificación a la Circular DCIN 83 publicada con Boletín 33 del 24 de septiembre de 2018, se elimino la obligación de transmitir el Formulario No.15“Conciliación Patrimonial -empresas y sucursales del régimen general” y el “Informe de conciliación patrimonial de sociedades con
acciones inscritas en una bolsa de valores, a partir del año 2019.
- Apoderamiento de las sociedades extranjeras:
Las inversiones internacionales deberán registrarse en el Banco de la República por el inversionista, su apoderado o los representantes legales de la empresa receptora de su inversión. Los trámites que se realicen por conducto de un apoderado y requieran de la presentación de una solicitud escrita ante el Banco o el diligenciamiento de formularios de inversiones internacionales, se deberá anexar el documento que acredite el apoderamiento otorgado por el inversionista dando aplicación a los artículos 74 y 251 del Código General del Proceso.
- OTRAS OBLIGACIONES DE REPORTE DE INFORMACION A TENER EN CUENTA:
Sociedades Obligadas |
REPORTES DE INFORMACIÓN |
Sociedad Vigilada y Controlada |
Reporte de manera inmediata, cualquier cambio en la sociedad relacionada con su razón social, objeto social, duración, nombramientos o reformas y deberán actualizar sus datos básicos de manera electrónica. Circular Externa 03 del 13 de enero de 2005. |
Sociedades comerciales, sucursales de sociedad extranjera y empresas unipersonales Vigiladas o Controladas. |
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, en este caso con corte a 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por dicha entidad, atendiendo los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad y de acuerdo los parámetros y plazos establecidos en el numeral 1 de la circular 201-000005 de 2018, mediante el aplicativo que dispone la Superintendencia de Sociedades. Las entidades sometidas al grado de supervisión consistente en vigilancia o control, por parte de la superintendencia, que, a 31 de diciembre de 2018, determinen que NO cumplen con la hipótesis de negocio en marcha deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000006 de 2018 para el reporte de la información financiera solicitada. Circular externa 201-000005 del 9 de noviembre de 2018, Numeral 1 de la Circular. |
Información financiera de fin de ejercicio para entidades empresariales en acuerdos de recuperación. |
Las entidades empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera de las Cámaras de Comercio del país y, las entidades empresariales que fueren admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006, sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 1º de enero al 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Los estados financieros deberán ser presentados en el año 2019, dentro de las fechas señaladas en la tabla 1 de la circular 201-000005, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV). Para tales efectos, deberán utilizar el Informe 01 - Estados financieros de fin de ejercicio -Corte 2018 en las opciones de puntos de entrada, enunciados en el numeral primero de la circular. Así mismo, se deberán presentar, junto con los estados financieros de fin de ejercicio 2018, los documentos adicionales de que tratan las circulares externas 100-000004 (reestructuración) y 100- 000005(reorganización) del 8 de agosto de 2016, según corresponda. Adicionalmente, estas entidades empresariales deberán reportar la información específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el “Informe 03A-20 Información anual de acuerdos de recuperación”, a través del sistema integrado de reportes financieros (Sirfin). Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio requerida por la circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica, de conformidad con lo previsto en las circulares externas 100-000004 (reestructuración) y 100-000005 (reorganización), ambas del 8 de agosto de 2016. Circular externa 201-000005 del 9 de noviembre de 2018, Numeral 4 de la Circular. |
Sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas o controladas |
Informe de Prácticas Empresariales: Deberá ser remitido por las entidades sujetas a vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades, atendiendo a los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad y acuerdo a los parámetros y plazos establecidos en el numeral 2 de la Circular Externa 201-000005 de 2018, a través del aplicativo denominado STORM (Informe 42- prácticas empresariales). Este informe NO aplica para las sociedades inspeccionadas, sucursales de sociedades extranjeras, sociedades en liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, sociedades en concordato o en acuerdo recuperatorio. Tampoco lo estarán las sociedades que determinen que no cumplen con la Hipótesis del Negocio en marcha a 31 de diciembre de 2018. Circular externa 201-000005 del 9 de noviembre de 2018, Numeral 2 de la Circular. |
Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas por la Superintendencia de Sociedades |
Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT Aquellas empresas sujetas a vigilancia permanente o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades, que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 smmlv, estarán obligadas a tener implementado las medidas eficientes de prevención y control del LA/FT y dar cumplimiento al reporte de la información ante la UIAF en un término no mayor a 12 meses, contados a partir del 31 de diciembre del año en que supere los ingresos aquí señalados. Circular Básica Jurídica 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, SuperSociedades. |
Atentamente,
PAULA LILIANA GONZÁLEZ GÓMEZ
Abogada asesora en derecho tributario y corporativo
Gerente Zaira Abogados Asesores S.A.S
Teléfono: (571) 523 4183 I : (57) 313 492 4900 / (57) 3118482651